Как выбрать упрощенное ведение бухгалтерского учета и не ошибиться

Разница между упрощенным учетом и УСН

Когда собственник бизнеса впервые слышит об упрощенном учете, он часто решает, что речь идет о налоговой упрощенке. Это одна из самых распространенных ошибок при выборе инструментов управления финансами компании. Упрощенная система налогообложения (УСН) и упрощенная форма ведения бухгалтерского учета регулируются разными нормативными актами и решают разные задачи. Путаница между ними может привести к тому, что компания либо не использует доступные ей послабления, либо, наоборот, применяет их неправомерно. Поэтому так важно с самого начала разграничить два понятия и понять, как выбрать подходящий вариант учета без риска для бизнеса.

Упрощенная форма бухгалтерского учета это законный способ ведения бухгалтерского учета для отдельных категорий организаций, который позволяет сократить объем учетной работы без нарушения требований Федерального закона № 402-ФЗ. В отличие от УСН, которая устанавливает особый порядок расчета налогов, упрощенное ведение бухгалтерского учета касается только методологии сбора, регистрации и обобщения информации о финансовом положении компании. Применять упрощенный учет можно независимо от выбранной системы налогообложения: как на УСН, так и на общей системе. Например, малое предприятие на УСН вправе вести бухгалтерский учет в упрощенной форме, но это не означает, что все компании на УСН автоматически ее используют. Выбор упрощенных способов ведения бухгалтерского учета это отдельное решение, которое требует анализа критериев и ограничений. Упрощенное ведение бухгалтерского учета позволяет уменьшить количество учетных операций, но не отменяет сам учет.

Критерии и запреты для права на упрощенный учет

Критерии ведения упрощенного бухгалтерского учета установлены статьей 6 Федерального закона № 402-ФЗ. Право на упрощенный бухучет имеют в первую очередь субъекты малого предпринимательства. К ним относятся организации со среднесписочной численностью работников до 100 человек и доходом до 800 миллионов рублей за предыдущий календарный год. Внутри малых предприятий выделяют микропредприятия: до 15 человек и доход до 120 миллионов рублей. Они обладают максимальными послаблениями, включая возможность вести учет без двойной записи. Некоммерческие организации также включены в перечень, если они соответствуют критериям, кроме отдельных исключений. Упрощенные способы ведения бухучета вправе применять и участники проекта Сколково при соблюдении определенных условий.

Эта льготная категория субъектов малого и среднего предпринимательства получает право на применение упрощенных способов ведения учета. Для наглядности представим категории, которые вправе вести упрощенный бухгалтерский учет.

Ограничения по видам деятельности также важны. Упрощенные способы ведения бухгалтерского учета не вправе применять организации, подлежащие обязательному аудиту. К ним относятся публичные акционерные общества, кредитные и страховые организации, негосударственные пенсионные фонды, а также компании с объемом выручки или активами выше пороговых значений, установленных для обязательного аудита. Запрет действует и для жилищных и жилищно-строительных кооперативов, микрофинансовых организаций, коллегий адвокатов, адвокатских бюро и ряда других структур, перечисленных в законе. Перед тем как выбирать упрощенный способ ведения бухгалтерского учета, необходимо сверить свой бизнес с этими списками.

Доступные способы упрощения от кассового метода до упрощенных регистров

Выбор конкретных упрощенных способов ведения бухгалтерского учета зависит от масштаба деятельности и потребностей бизнеса. Все разрешенные варианты закреплены в нормативных документах и могут комбинироваться между собой. Это дает гибкость: небольшая торговая компания может использовать кассовый метод и сокращенный план счетов, а микропредприятие с ограниченным документооборотом вправе отказаться от двойной записи и вести только упрощенные регистры. Главное, чтобы каждый выбранный способ соответствовал критериям и был отражен в учетной политике.

Основные упрощенные способы ведения бухгалтерского учета:

• кассовый метод признания доходов и расходов;
• сокращенный рабочий план счетов;
• упрощенные регистры бухгалтерского учета;
• возможность не применять отдельные положения по бухгалтерскому учету;
• отказ от двойной записи для микропредприятий.

Кассовый метод заслуживает отдельного внимания. При обычном методе начисления доходы отражаются в момент отгрузки, а расходы в момент возникновения обязательств. Кассовый метод привязывает признание к фактическому движению денег: доход возникает при поступлении оплаты, расход при списании средств с расчетного счета или выдаче из кассы. Для малого бизнеса с коротким операционным циклом это часто удобнее, потому что данные учета совпадают с реальной ситуацией на счетах.

Регистры бухгалтерского учета при упрощенном подходе можно вести в произвольной форме. Это значит, что компания сама разрабатывает удобные таблицы, книги или ведомости. Главное требование: в них должны быть обязательные реквизиты, перечисленные в законе. К ним относятся наименование регистра, название организации, период, за который он составлен, единица измерения и подписи ответственных лиц. Упрощенные способы бухучета часто реализуются через упрощенные регистры, которые не требуют сложной корреспонденции счетов, если организация имеет на это право. Такой подход снижает трудоемкость учета и делает его понятнее для руководителя, не имеющего профильного финансового образования.

Формы упрощенной бухгалтерской отчетности и сроки сдачи

Организации, применяющие упрощенный учет, могут сдавать упрощенную бухгалтерскую отчетность. Ее формы утверждены приказом Минфина № 66н. Вместо полного комплекта достаточно заполнить упрощенный бухгалтерский баланс и упрощенный отчет о финансовых результатах. Это существенно экономит время при подготовке годовых документов и снижает вероятность ошибок, потому что формы содержат укрупненные показатели без детализации по многочисленным строкам. Применяя упрощенную систему бухгалтерского учета, компания вправе использовать соответствующие формы отчетности.

Сроки сдачи отчетности общие для всех: не позднее трех месяцев после окончания отчетного года. Для большинства компаний это 31 марта. Получатель: налоговая инспекция по месту учета, которая формирует государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности (ГИР БО). Сдавать отчетность в Росстат отдельно не требуется. Отчетность подается только в электронном виде через оператора электронного документооборота или сервисы ФНС России. Важно помнить, что даже при упрощенном учете нарушение сроков или представление недостоверных сведений влечет административную ответственность по статье 15.11 КоАП РФ.

Алгоритм перехода на упрощенный учет и настройка учетной политики

Переход на упрощенный учет это право, а не обязанность. Специального уведомления налоговой не требуется, достаточно закрепить выбранные способы в учетной политике организации. Учетная политика для упрощенного учета становится основным документом, подтверждающим законность применяемых методов. В ней должны быть отражены все решения: какой способ ведения учета используется, какие регистры применяются, как признаются доходы и расходы. Без этого документа даже правомерно выбранный упрощенный порядок ведения бухгалтерского учета может быть поставлен под сомнение при проверке. Перед тем как реализовать переход на упрощенный учет, стоит заново проверить критерии ведения упрощенного бухгалтерского учета.

Пошаговый алгоритм перехода:

• проверить соответствие организации критериям малого или микропредприятия либо НКО;
• выбрать подходящие упрощенные способы: кассовый метод, сокращенный план счетов, упрощенные регистры;
• внести изменения в учетную политику приказом руководителя;
• начать применять новые правила с выбранной даты.

Выбранная упрощенная форма ведения бухгалтерского учета фиксируется в учетной политике. Для вновь созданных организаций переход возможен с даты государственной регистрации, если они сразу соответствуют критериям. В этом случае в учетной политике с первого дня работы фиксируются упрощенные способы. Действующие компании могут перейти на упрощенный учет с начала следующего отчетного года, либо с иной даты, если это допускается и закреплено в политике. Важно не смешивать старые и новые методы без необходимости, чтобы не создавать путаницу в данных за один период.

Типичные ошибки и риски при упрощенном учете

Несмотря на название, упрощенный учет не страхует от ошибок. Ошибки в упрощенном учете могут привести к искажению отчетности, штрафам по статье 15.11 КоАП РФ и налоговым доначислениям. Поэтому важно знать узкие места и заранее выстроить систему контроля. Многие проблемы возникают не из-за злого умысла, а из-за непонимания границ применимости тех или иных упрощенных способов.

Типичные ошибки:

• применение упрощенного учета без проверки запретов, например, при наличии обязательного аудита;
• неправильное применение кассового метода, когда расходы признаются без связи с фактической оплатой или доходы учитываются не в момент поступления денег;
• отсутствие закрепления выбранных способов в учетной политике, что делает их использование юридически незащищенным;
• отказ от регистров бухгалтерского учета, что делает невозможным подтвердить данные отчетности и восстановить картину операций;
• смешение налогового и бухгалтерского учета, приводящее к потере информации о реальных обязательствах и активах.

Особенно критична ошибка с обязательным аудитом. Если организация не проверила свое соответствие критериям и применила упрощенный учет при наличии обязанности проходить аудит, это признается грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета. Штрафы могут быть существенными, а исправление отчетности потребует дополнительных ресурсов. Если говорить об упрощенной форме бухгалтерского учета кратко, то это набор разрешенных послаблений для малого бизнеса, но применять их нужно строго в рамках ограничений.

Аутсорсинг упрощенного учета и пример Центра ПБУ

Даже упрощенный учет требует квалификации. Собственник, уставший от операционного контроля бухгалтерии, часто сталкивается с тем, что штатный бухгалтер либо перегружен, либо не знаком с нюансами упрощенных способов. В таких случаях передача функций на аутсорсинг бухгалтерских услуг становится рациональным решением. Аутсорсинг позволяет снять с руководителя необходимость самостоятельно разбираться в методологии, контролировать каждую проводку и следить за сроками сдачи отчетности. Профессиональная организация берет на себя ответственность за корректность учета, а собственник получает время для развития бизнеса.

Рассмотрим типовую ситуацию. Компания из Брянска перешла на упрощенный учет, но учредитель не имеет профильного образования. Бухгалтер на полставки допускает ошибки в регистрах, и к концу года отчетность вызывает вопросы у налоговой. Вместо того чтобы разбираться самостоятельно и рисковать, руководитель передает ведение учета специализированной организации. Это позволяет ему сосредоточиться на продажах и клиентах, а учет ведется по правилам, с соблюдением всех критериев и требований. Он избавляется от необходимости самостоятельно разбираться в упрощенном ведении бухгалтерского учета.